Resolución de Bancas No.7-2009 Sobre consejos y comites estratégicos de la Loteria Nacional

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“AÑO DEL CENTENARIO DEL NATALICIO DE JUAN BOSCH

RESOLUCIÓN No.07-2009: (SOBRE CONSEJOS Y COMITES ESTRATÉGICOS DE LA LOTERIA NACIONAL).

La LOTERIA NACIONAL, entidad de carácter público, dependencia de la Secretaría de Estado de Hacienda, regida de conformidad con las leyes Nos. 689 y 5188 de fechas 26 de junio de 1927 y 30 de junio de 1959, respectivamente, con su domicilio y asiento principal en la avenida Independencia esquina avenida Jiménez Moya, Centro de los Héroes de Constanza, Maimón y Estero Hondo (La Feria) de esta ciudad de Santo Domingo, Distrito Nacional, encargada de regular, fiscalizar, supervisar la implementación, operación y administración de los establecimientos autorizados para las operaciones de ventas de juegos de azar y sus equivalentes efectuados en todo el territorio nacional mediante la celebración de sorteos.

VISTA: La Ley 689 del 26 de junio de 1927.

VISTA: La Ley 5158, del 30 de junio de 1959, y sus modificaciones.

VISTO: El Decreto 1167-01, de fecha 11 de Diciembre del 2001, emitido por el Presidente Constitucional de la República, que establece reglamentaciones y que da plenas facultades a la Lotería Nacional, en todo lo concerniente a la fiscalización, organización y regulación en torno al mercado para Bancas de Lotería y juegos cuyo fundamento sea el azar.

VISTO: El reglamento de aplicación del Decreto 1167, de fecha once (11) de Diciembre 2001.

VISTO: El contrato intervenido entre la Lotería Nacional y la Federación de Bancas de Lotería Inc. (FENABANCA) de fecha 19 del mes Diciembre del año 2005.

CONSIDERANDO: Que la Lotería Nacionales la institución del Estado que conforme a la Ley 5158 y sus modificaciones, esta autorizada por el Estado a regular todos los juegos de azar que se desarrollen en la Republica Dominicana, en dinero o cualquier otro objeto de valor, mediante celebración de sorteos.

CONSIDERANDO: Que la Lotería Nacional, ha sido establecida como una renta en beneficio del Tesoro Público con atribuciones de controlar las operaciones que hagan posible la ejecución de los precitados juegos.

CONSIDERANDO: que el rápido y desordenado crecimiento del sector de los juegos de lotería en la sociedad dominicana requiere de fuertes,  creíbles y sólidos mecanismos de gestión para poder afrontar los desafíos planteados por dicho crecimiento mediante atinadas decisiones.

CONSIDERANDO: que las complejidades técnicas, jurídicas y económicas de los ambientes que envuelven a las actuales organizaciones públicas y privadas, pero sobre todo a la Lotería Nacional, les generan a sus directivos innumerables incertidumbre a la hora de tomar decisiones debido a la falta de información rápida y oportuna, pero también a la carencia de personal de alta calificación para tratarla, ambas cosas muchas veces no encontrable dentro de la organización.

CONSIDERANDO: que en la actualidad la Lotería Nacional se encuentra inmersa en un profundo proceso de modernización técnico-organizacional mediante el cual esta institución pretende pasar de una lotería pasiva y reactiva a una lotería proactiva y tecnológicamente actualizada.

CONSIDERANDO: que la labor social de la lotería es una actividad compleja que debe abarcar todas las personas y comunidades vulnerables del país, pero además a todas las organizaciones sociales vinculadas al trabajo social, lo que requiere de la participación de las personas e instituciones de mayor experiencia y voluntariosamente sensible.

CONSIDERANDO: que los desafíos planteados a las organizaciones del siglo XXI por su entorno no serían superables sin la entusiasta integración de todos sus miembros, y en especial de sus tramos gerenciales, en el diseño e implementación de sus planes estratégicos y operativos, así como en los beneficios generados por las mismas.

CONSIDERANDO: que el éxito de las organizaciones de hoy está determinado en gran medida por su capacidad para entenderse con los diversos públicos o clientes que la bordean,  lo cual sólo  puede lograrse a través de desarrollo de adecuadas estrategias comunicacionales.

CONSIDERANDO: que los niveles de exigencias legales a las instituciones publicas a aumentado con la finalidad de que esta se sometan a altos niveles de transparencia pública y de combate a la corrupción administrativa tal y como lo demandan la ciudadanía y la opinión pública.

CONSIDERANDOque la Lotería Nacional se encuentra urgida de un conjunto de acciones que le permitan delinear los mejores procedimientos de gestión y la fortalezcan institucionalmente, garantizando con ello su futuro

LA ADMINISTRACION GENERAL DE LA LOTERIA NACIONAL EN EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS 

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO:    Se crea  el Consejo de Gestión de la Lotería Nacional integrado del modo siguiente:

  1. Administrador General de la Institución.
  2. Representantes de la Oficina Presidencial de Servicios Sociales.
  3. Un representante del sector de juegos de lotería.
  4. Un representante de la Dirección General de Impuestos Internos.
  5. Un representante del Consejo Asesor.
  6. Un representante de los empleados de la L.N. (escogido por sus compañeros)
  7. Un representante de la Secretaria de Hacienda

PARRAFO: Para llevar a cabo su labor el Consejo de Gestión de la Lotería Nacional deberá:

  1. Determinar los objetivos y políticas generales de la Lotería a corto, mediano y largo plazo  y definir las principales acciones a encaminar para el logro de los mismos.
  2. Conocer, analizar y corregir los planes, programas y proyectos generales propuesto por la Administración, tanto en sus dimensiones estratégicas como operativas, velando porque los mismos se ajusten a las posibilidades técnicas, financieras y humanas de la institución.
  3. Conocer los informes en materia de Gestión de Calidad y Desarrollo Organizacional y determinar medidas frente a las dificultades que revelen los mismos.
  4. Apoyar las decisiones de la Administración General en materia administrativas como forma de fortalecer y coherenciar la gestión y con ello facilitar el logro de los objetivos de la Lotería Nacional.
  5. Identificar las principales amenazas que acecha a la Lotería y trazar estrategias generales de acción y control que permitan sortearlas.
  6. Delinear las políticas de información y comunicación con otras instituciones públicas y privadas, así como con los agentes del mercado y la opinión publica.
  7. Monitorear permanentemente el desempeño social, regulador y comercial de la institución con ánimo de apoyar sus fortalezas y actuar en contra de sus debilidades.
  8. Velar porque los planes y programas generales de la Lotería se ejecuten pormenorizadamente y  de acuerdo a los tiempos establecidos en sus cronogramas.
  9. Encarar cualquier otra responsabilidad que resulte de su competencia o que sea asignada por la Administración General.

ARTICULO SEGUNDO: Se crea el Consejo Asesor con los integrantes siguientes:

  1. Los Asesores Honoríficos
  2. Asesores Designados
  3. Una representación de los empleados con más años de servicio
  4. Los Ex-Administradores de la Lotería Nacional.

PARRAFO: Para cumplir con su propósito el Consejo Asesor deberá llevar a cabo las siguientes funciones:

  1. Conocer los planes, programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo presentados por la administración  con el propósito de opinar sobre los más apropiados en relación con los fines de la institución.
  2. Emitir opiniones y formular sugerencias, a requerimiento de la Administración, sobre la marcha de los proyectos, en los aspectos relacionados a las cuestiones técnicas, administrativas, económica o de otra índole,  de los mismos.
  3. Conocer y evaluar los informes ejecutivos trimestrales, semestrales y anuales relacionados con el desempeño de la Lotería Nacional.
  4. Proponer políticas y mecanismos de eficientización de los distintos órganos gerenciales con que cuenta la Lotería Nacional para canalizar su desarrollo y satisfacer sus diversos clientes.
  5. Mantener informada a la administración sobre las principales tendencias en el orden socioeconómico y cultural del entorno de la Lotería y la manera cono las mismas impactan en el mercado de los juegos y la misma institución.
  6. Monitorear el desempeño de la Lotería, velando porque el mismo se oriente al cumplimiento de las funciones o mandatos establecidos por la Ley.
  7.  Sugerir estudio y análisis de mercados de los juegos de lotería, de la imagen de la institución o de otra índole con la finalidad de conocer las fortalezas y debilidades, las oportunidades y amenazas que puedan encontrar y proponer nuevas estrategias de aprovechamientos o superación.
  8. Propiciar la cooperación y coordinación de iniciativas con otras loterías del mundo con la intención de conocer las mejores prácticas institucionales y los avances técnicos aplicables en el país, y así obtener apoyos técnicos humanos y sociales que puedan servir a la potenciación de las labores de la Lotería Nacional Dominicana.

ARTICULO TERCEROSe crea el Consejo de Apoyo Social a la Labor Social de la Lotería Nacional integrado del modo siguiente

  1. La Administración General de la Lotería Nacional
  2. Las Sub-Administraciones que trabajan con las áreas sociales
  3. La Dirección de Desarrollo  y Asistencia Social
  4. El Secretariado Ejecutivo Comité de Apoyo Social
  5. El Voluntariado de Apoyo al Servicio Social
  6. Entidades religiosas
  7. Organizaciones Sociales y Comunitarias
  8. Organizaciones deportivas y culturales
  9. Un representante de las Federaciones de Billeteros
  10. Un representante de FENABANCA
  11. Un representante de los empleados de la L.N

PARRAFO: El Consejo de Apoyo Social a la Labor Social de la Lotería Nacional estará facultado para:

  1. Proporcionar datos e informaciones y emitir opiniones en el ámbito de las necesidades sociales, sobre los distintos sectores en él representados
  2. Proponer mecanismos de eficientización de los servicios sociales de la Lotería Nacional.
  3. Proponer  las personas e instituciones objeto de las ayudas sociales de la Lotería Nacional.
  4. Sugerir estudios socio-económicos a fin de determinar las prioridades a las que debe atender el sistema de servicios sociales de la Lotería y elaborar programas de promoción y asistencia social ajustadas a dichas determinaciones.
  5. Conocer y opinar sobre los planes de servicios presentados por el Administrador de la Lotería.
  6. Evaluar las acciones de bienestar social de acuerdo con los objetivos que persigue la institución.
  7. Velar porque los planes de servicios de la Lotería sean apropiados y se ejecuten correctamente.
  8. Contribuir a establecer el tamaño de las ayudas, sugiriendo escala para las mismas de acuerdo a los tipos siguientes: ayuda personal,  ayuda a instituciones, operaciones médicas, operativos médicos y urgencias.
  9. Promover la imagen de compromiso y servicio de la Lotería con los sectores más vulnerables de la población.
  10. Aprobar el presupuesto dividido por sectores sociales sometido por el Administrador de la Lotería Nacional.
  11. Aprobar los protocolos de actividades de los distintos órganos de la Dirección Asistencia Social de la Lotería Nacional.
  12. Cooperar con el Administrador en todo lo relativo a las funciones sociales de la Lotería Nacional.

ARTICULO CUARTO: Se crea el Comité de Administración, integrado por los siguientes miembros

  1. El Administrador General
  2. Los  Sub-Administradores, Coordinadores de comisiones estratégicos.
  3. Todos los directores
  4. Los Encargados de Departamentos y Oficinas Especiales.
  5. Los Directores de Departamentos Regionales

PARRAFO: El Comité de Administración desarrollara las funciones siguientes:

  1. Conocer los planes de acción de las distintas direcciones y departamentos en que se encuentra especializada la Lotería Nacional.
  2. Analizar los problemas interdireccionales e intradepartamentales con la intención hallar sus causas y proponer las medidas correctivas de lugar.
  3. Velar porque los distintos departamentos y direcciones realicen sus planes de trabajos tal y como fueron proyectados dentro de los tiempos establecidos para los mismos.
  4. Analizar y evaluar los informes periódicos de las actividades realizadas por los distintos departamentos y direcciones medidas contra los obstáculos que revelen los mismos.
  5. Verificar que cada departamento  o dirección tenga en sus archivos correspondientes las documentaciones normativas y reguladoras internas.
  6. Proponer planes de capacitación, desarrollo y profesionalización del personal correspondientes a los distintos departamentos y direcciones.
  7. Conocer los resultados de los análisis de los flujos de procesos intra-institucionales y velar porque los mismos cumplan los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados.
  8. Encarar cualquier otra responsabilidad que resulte de su competencia o que sea asignada por la Administración General

ARTICULO QUINTO: Crear el Comité de Administración Ampliada con la integración de

  1. El Administrador General
  2. Todos los  Sub-Administradores
  3. Todos los directores
  4. Los Encargados de Departamentos y oficinas
  5. Los directores de los Departamentos Regionales
  6. Encargados de Divisiones
  7. Encargados de Secciones

PARRAFO: El Comité de Administración tendrá por funciones específicas:

  1. Verificar que los planes de acción de las distintas divisiones y secciones se encuentren alineados a los planes de trabajos de los distintos departamentos y direcciones, así como al Plan Estratégico General de la Lotería Nacional.
  2. Conocer y analizar los informes periódicos de las actividades realizadas por los distintos departamentos, divisiones y secciones y trazar medidas contra los obstáculos que revelen los mismos.
  3. Promover las mejores prácticas de desempeño institucional encontradas dentro o fuera de la institución entre las los distintos órganos de gestión.
  4. Verificar porque cada Dirección, Departamento, división o sección tenga en su haber su manual de procedimiento, manual de puesto y funciones, y su plan de trabajo semanal, mensual, trimestral y anual.
  5. Proponer planes de capacitación, desarrollo y profesionalización del personal correspondientes a las distintas divisiones y secciones.
  6. Apoyar a la administración en todas aquellas decisiones dirigidas a fortalecer el trabajo de cada uno de sus órganos de la Lotería.
  7. Promover la competencia intra-institucional entre divisiones y secciones con base a las mejores practica de gestión y logros de resultados.

ARTICULO SEXTO: Se crea el Comité Estratégico de Modernización integrado por

  1. La Dirección de Lotería Electrónica
  2. La Dirección Comercial
  3. El Departamento de Planificación y Desarrollo
  4. El Departamento Tecnología de la Información y Comunicación

PARRAFO: Las funciones específicas que llevará a cabo el Comité Estratégico de Modernización serán  la de:

  1. Planear, dirigir y  organizar, el proceso de modernización técnica-electrónica  de la Lotería Nacional.
  2. Evaluar los planes y proyectos de modernización, y monitorear permanentemente aquellos que se estén implantando.
  3. Elaborar y recomendar políticas y lineamientos generales de modernización para las dependencias, en materia de rediseño de los procedimientos administrativos, prestación de servicios de calidad, procuración de la mejora continua, automatización de los procesos y la nueva cultura laboral.
  4. Verificar que las dependencias bajo su responsabilidad  cuenten con su Reglamento Interno,  Manuales Manual de Procedimiento, Manual de Puesto y Funciones, así como sus planes de trabajos trimestrales, y anuales, y se encuentren alineados al plan estratégico de la Lotería.
  5. Analizar la racionalidad y modernización de los procesos, estructuras, funciones, recursos y servicios que determinan la organización y funcionamiento de las distintas direcciones y departamentos, velando porque los mismos se apoyen en los últimos recursos tecnológicos disponibles en el mercado;
  6. Proponer políticas y programas de formación continua de los recursos humanos de las áreas bajo su responsabilidad en el ámbito tecnológico, a fin elevar su competencia técnica, mejorar el desempeño, y fortalecer la institución.
  7. Sugerir convenios de trabajo con otras instancias publicas o privadas, con el propósito de mantener a la Lotería Nacional a la vanguardia en materia de modernización técno-electrónica y organizacional;
  8. Dar seguimiento y verificar los avances en materia de modernización técnico-informática y desarrollo organizacional de las distintas áreas de la Lotería
  9. Realizar análisis y emitir opiniones en materia de modernización técnica y organizacional, que le sean solicitados por las demás áreas y el Administrador General;
  10. Sugerir las acciones que sean necesarias en el ámbito de su competencia, para el desarrollo de los programas de automatización e innovación técnico-informática de Lotería Nacional, en coordinación con las direcciones y departamentos correspondientes;
  11. Diseñar y establecer los mecanismos para establecer los tramos de medición y control, para medir el grado de avance de los procesos implementados en materia de modernización técnico-informática y organizacional.
  12. Las demás inherentes a su competencia, y las que le encomiende el Administrador General.

ARTICULO SEPTIMO: Se crea el Comité Estratégico Institucional con la integración de:

  1. La Dirección Jurídica
  2. La Dirección Administrativa
  3. La Dirección de Recursos Humanos
  4. La Dirección Financiera
  5. El Departamento de Seguridad

PARRAFO: El Comité Estratégico Institucional estará facultado para:

  1. Elaborar, organizar y dirigir, los planes programas y proyectos administrativos, financieros, de control institucional y de gestión de recursos humanos de la Lotería Nacional.
  2. Monitorear el desempeño diario de las áreas institucionales, verificando los niveles de logros semanales, mensuales, trimestrales y anuales que vallan alcanzando y proponiendo los correctivos pertinentes cuando sea conveniente.
  3. Alinear cada dirección o departamento perteneciente al área de fortalecimiento institucional al Plan Estratégico de la Institución
  4. Elaborar y proponer políticas y lineamientos generales que contribuyan a mejorar y fortalecer el normal desarrollo y el logro de objetivos de las áreas institucionales.
  5. Velar porque los departamentos, direcciones y divisiones de las áreas institucionales cuenten con su Reglamento Interno, su Manuales de Procedimientos, y la descripciones de puestos y funciones, así como motivar el cumplimiento de los mismos.
  6. Analizar la racionalidad y modernización de los principales procesos, rutinas, estructuras, funciones, recursos y servicios que determinan la organización y funcionamiento de los distintos departamentos, direcciones y divisiones del área institucional, velando porque los mismos reproduzcan las mejores prácticas de su tramo.
  7. Proponer políticas y programas de formación continua de los recursos humanos de Lotería Nacional en el ámbito tecnológico a fin elevar su competencia técnica, mejorar el desempeño, y fortalecer la institución.
  8. Sugerir convenios de trabajo con otras instancias publicas o privadas, con el propósito de mantener a la áreas financieras, administrativa y de recursos humanos a la vanguardia en materia técnica y organizacional;
  9. Diseñar y ejecutar planes de formación continua del personal de las áreas institucionales.
  10. Las demás inherentes a su competencia, y las que le encomiende el Administrador General.

ARTICULO OCTAVO: Se crea el Comité Estratégico de Fiscalización integrado por:

  1. El Departamento Control Financiero
  2. La Unidad de Auditoria

PARRAFO: Para cumplir con su misión el Comité Estratégico deberá:

  1. Planear, coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de Control y Auditoría con base a las normas y lineamientos que establecen las leyes dominicanas.
  2. Coordinar la participación de su personal a cursos de capacitación y adiestramiento programados por la Lotería y otras instituciones  con el proposito de lograr una mayor y eficaz cobertura en cuanto al desarrollo de sus funciones.
  3. Verificar  la vigilancia de la aplicación y observancia de los programas, políticas, presupuestos, normas, lineamientos, procedimientos y demás instrumentos de control a efecto de que estas se apliquen en oficinas de la Administración Central de manera oportuna y eficaz.
  4. Promover la Planeación, Coordinación y vigilancia de la realización de las auditorías financieras, administrativas de programas e integrales previstas en los planes de anuales de control y auditoria.
  5. Supervisar, analizar la elaboración y presentación de los informes de observaciones y recomendaciones comprobando que estos se encuentren apegados a los lineamientos, normas y procedimientos que en la materia tenga establecidos el Estado dominicano Evaluar  cuantitativa y cualitativamente los avances y logros obtenidos, en el desarrollo y aplicación de programas y estrategias de operación de la institución.
  6. Promover la adopción de mecanismos de control que apoyen la autocorrección y autoevaluación, mediante diagnósticos de operación para cada una de las áreas de la administración central.
  7. Verificar que la integración de los expedientes de auditoría cuenten con los papeles de trabajo y documentaciones relativas suficientes y competentes, así como con las marcas de identificación para su fácil manejo.
  8. Analizar, coordinar y atender las causas en la comisión de acciones ilícitas con objeto de establecer propuestas de mecanismos y estrategia que eficientice el control interno y prevenga evitar su recurrencia.
  9. Garantizar mecanismos de consulta permanente con la Cámara de Cuentas, la Contraloría General de la Republica, la Dirección General de Presupuesto, la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y la Dirección de Contrataciones Públicas.

ARTICULO NOVENO: Se crea el Comité Estratégico de Comunicación e Información integrado por los siguientes órganos

  1. Departamento de Comunicaciones
  2. Oficina de Acceso a la Información Publica

PARRAFO: Las funciones que habrá de realizar el Comité Estratégico de Comunicación e Información serán:

  1. Planear y promover estudio de imagen de la lotería nacional
  2. Delinear estrategias de fortalecimiento de la imagen corporativa de la Lotería
  3. Evaluar los informes de desempeño corporativo con la finalidad de detectar debilidades y proponer mecanismos para superarlas.
  4. Elaborar mapas de intereses alrededor de la institución, e ir actualizando el conjunto de transformaciones de los mismos a través del tiempo.
  5. Velar por que se monitoreé de manera permanente la imagen cooperativa de la institución y atender por que el uso de la misma sea la más apropiada en todas las formas de comunicación interna y externa,
  6. Verificar porque los planes de comunicaciones estén alineados a los planes estratégicos de la institución.

ARTICULO DECIMO: Se crear el Comité Estratégico Social con la integración de

  1. El Plan Social de Billetero
  2. La Dirección de Desarrollo y Asistencia Social

PARRAFO: Para cumplir su misión el Comité Estratégico Social estará facultado para:

  1. Coordinar, planear y ejecutar la política de promoción y asistencia social de la Lotería Nacional
  2. Monitorear y evaluar los programas y proyectos de servicios sociales que se encuentren en ejecución.
  3. Asesorar a la Administración General en lo relativo la política social a seguir por la Lotería Nacional.
  4. Velar porque los distintos departamentos, divisiones y secciones cuenten con sus planes de trabajo y lo ejecuten según su diseño y los tiempos establecidos, al tiempo que se encuentren alineados al plan estratégico de la Institución.
  5. Verificar que los distintos departamentos, divisiones y secciones cuenten con su Reglamento Interno, Manual de Procedimientos, Manual de Puesto y Funciones, y velar por el cumplimiento de los mismos.
  6. Elaborar y presentar a la Administración General los informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales relativos al desempeño de las áreas sociales.
  7. Proponer y realizar estudios relacionados con los problemas sociales en la republica dominicana.
  8. Canalizar la realización de acuerdos y convenios de trabajo con otras instancias públicas o privadas, con el propósito fortalecer el desempeño de las áreas sociales de la Lotería.
  9. Proponer políticas y programas de formación en servicios sociales para el personal de las áreas sociales, a fin mejorar su desempeño.
  10. Todas las demás funciones que le asigne la Administración General

Dada en la ciudad de Santo Domingo, Distrito Nacional, Capital de la República Dominicana, a los dos (2) días del mes de abril del año dos mil nueve (2009).

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SR. JOSÉ FRANCISCO PEÑA GUABA.

Administrador General.